Informatyczne narzędzia controllingu

Finansiści, zasypani szeroką gamą dostępnych narzędzi informatycznych do budżetowania i analiz, mają coraz więcej dylematów słysząc skróty: BPM, CPM, BA, BI, ERP. Trudno się w tym wszystkim połapać, a przecież wraz z rozwojem przedsiębiorstwa tradycyjnie stosowane arkusze kalkulacyjne w pewnym momencie przestają wystarczać. Decyzje biznesowe trzeba podejmować coraz szybciej, coraz odważniej.

Informatyczne narzędzia controllingu można podzielić na dwie główne grupy:

- Rozwiązania klasy Performance Management (narzędzia specjalistyczne dla wybranych obszarów controllingu oraz narzędzia BI)
- Moduły systemów ERP.

Przez narzędzia klasy BI (Business Intelligence) należy rozumieć aplikacje umożliwiające zaawansowane analizy statystyczne olbrzymiej ilości danych, ich obróbkę i raportowanie przy zastosowaniu zapytań. Potocznie często ogół narzędzi wspierających podejmowanie decyzji przez menedżerów nazywanych jest Business Intelligence. Świadczy o tym chociażby fakt, że w raportach IDC na temat światowego rynku BI można odnaleźć systemy klasy ERP. Według szacunków IDC bardzo dynamiczny wzrost sprzedaży rozwiązań BI powinien mieć miejsce w roku 2009.

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning), definiowane jako systemy zarządzania obejmujące wszystkie aspekty działalności firmy (w tym również ewidencję księgową), stanowią główne źródło danych do zasilenia hurtowni, z której korzystają narzędzia BA. Jednocześnie dostawcy systemów ERP oferują wbudowane moduły do planowania i budżetowania oraz do obsługi wszelkich pozostałych zagadnień controllingu (np. zarządzanie kosztami działań czy strategiczna karta wyników). W dostępnych raportach o światowych osiągnięciach rynku rozwiązań ERP i Performance Management brak jest informacji na temat rozwiązań dotyczących wyłącznie procesów controllingu. Często bowiem dostawcy sprzedają licencje na poszczególne moduły, chociaż niektóre z nich wdrażane są przez inne podmioty, a często w ogóle nie są wdrażane. Zdarza się również tak, że pomimo wdrożenia rozwiązań, szczególnie w tych największych przedsiębiorstwach, nie można jednoznacznie stwierdzić, że są to rozwiązania do controllingu. Owszem, wspierają one np. procesy planowania i analiz, szczególnie w zakresie przechowywania informacji o zaplanowanych wielkościach. Sam proces budżetowania odbywa się jednak za pomocą tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych lub w oparciu o opisywane wcześniej rozwiązania dedykowane. Podobnie analizy informacji opierają się często na danych pochodzących z hurtowni i z baz. Kalkulowane są wówczas w tradycyjnych arkuszach lub za pomocą specjalistycznych narzędzi analitycznych. Silną stroną największych dostawców systemów zintegrowanych (takich jak SAP czy Oracle) jest już pozyskana znacząca baza klientów korzystających z ERP. Jednolita technologia znacznie ułatwia integrację narzędzi do planowania i analiz z użytkowanymi systemami. Dostawcy ERP intensywnie poszerzają swoją ofertę o systemy Business Intelligence. Wciąż jednak proponowane przez dostawców ERP narzędzia BI nie są uważane za najlepsze w swojej klasie, chociaż intensywne nakłady na doskonalenie tych rozwiązań mogą stanowić zagrożenie dla tradycyjnych BI w przyszłości.

Decyzja o zakupie i wdrożeniu nowego systemu do budżetowania i analiz z pewnością nie może opierać się tylko na jego różnorodnych funkcjonalnościach. Zasadniczą sprawą jest wewnętrzne przygotowanie samej organizacji. Jak słusznie zauważa Jon Brookes z firmy Geac (1), podstawą zadowolenia użytkowników systemu są poprawne dane, o które musi zadbać sama organizacja. Sukcesu we wdrożeniu rozwiązań do budżetowania i analiz nie można kupić razem z oprogramowaniem (2). Jego osiągnięcie zależy tutaj w dużej mierze od inicjatywy wewnątrz firmy, od świadomości potrzeb, od jakości przechowywanych danych w różnych źródłach i od umiejętności użytkowników.

Rozwiązania do planowania i analiz wbudowane w ERP często nie są optymalnie wykorzystywane. Barierą są właśnie specyficzne wymagania dotyczące obsługi tych narzędzi. Konstruowanie raportów czy wprowadzanie bieżących modyfikacji w strukturach modeli, stanowi często konieczność angażowania wyspecjalizowanych pracowników o odpowiednich kwalifikacjach. Co więcej, osoby uczestniczące w projektach wdrożeniowych takich modułów są trudne do zastąpienia, co w obecnej sytuacji na rynku pracy wydaje się ryzykowne. Z tego powodu coraz częściej narzędzia specjalistyczne stają się uzupełnieniem do dużych, zintegrowanych systemów w coraz większych przedsiębiorstwach. Konkurują one również ceną licencji i usług wdrożeniowych. Zwykle projekt wdrożenia takich rozwiązań trwa zdecydowanie krócej niż wpasowanie modułów większych systemów w harmonogram prac dużych projektów ERP lub CPM.

(1) Literatura: Ruth Prickett, Command+Ctrl, Financial Management, April 2005, CIMA

(2) Por. Marta Piechowiak-Naróg, Emil Chocjan, Przepis na Business Intelligence, Computerworld, 27 lutego 2006

Opracowała: Edyta Szarska

Controlling Partner; www.controllingpartner.pl[1]