Invoice Matching (Rechnungsabgleich)

Bei dem Rechnungsabgleich durchlaufen alle durch Bestellungen gesicherte Rechnungen ein automatisiertes Rechnungsabgleichungsverfahren. Ausgewählte Rechnungsinformationen werden mit der Bestellung abgeglichen, bevor eine Zahlung genehmigt werden kann. Informationen, die übereinstimmen müssen, umfassen (sind aber nicht begrenzt auf) Stückpreis, Maßeinheit, Menge und Gesamtpreis der Bestellung. Übereinstimmende Rechnungen werden zur Zahlung freigegeben.

In Abhängigkeit der unterschiedlichen Charakteristiken der angeschafften Waren und Services optimieren Organisationen den Prozess, indem sie ihre Ausgabenkontrolle und Effizienz in Einklang bringen. Die bei der Festlegung transaktionaler Kontrollanforderungen wichtigen Aspekte umfassen unter anderem: Ob eine Bestandskontrolle und Lieferungsverifizierung erforderlich sind, ob eine Zustimmung, Preisgestaltung, Zuordnung und Ausgabedatenkontrolle benötigt werden, sowie die Voraussetzungen für die Überwachung und Kontrolle von Beschaffungskäufen. Verschiedene Kontrollansätze können genutzt werden, entweder basierend auf der Bestellung (2- oder 3 way match) oder andere, die nicht auf der Bestellung basieren.

•3-way-match: ist ein Kontrollverfahren, bei dem Zahlungen erst dann geleistet werden, wenn die Bestellung, die Rechnung und der Empfangsbeleg (drei Positionen) überprüft wurden. Es wird üblicherweise bei Ausgabekategorien mit hohen Risiko- und Kontroll-ebenen verwendet

•Assumed receipt: ist eines der 2-way-match Verfahren, welches einen Prozess darstellt, der nur eine Bestellung und eine Rechnung, also zwei Positionen, benötigt, um die Zahlung zu veranlassen. Das Kontrollverfahren wird vor allem bei der Beschaffung mit niederen oder mittleren Risiken angewendet

•ERS (Evaluated Receipt Settlement): ist ein Verfahren, das dem Käufer ermöglicht, Zahlungen an Lieferanten auf der Basis seiner bestehenden Lieferanten- und Bestelldokumentation durchzuführen, ohne auf durch den Lieferanten übermittelte Rechnungen (auf Papier oder elektronisch) zugreifen zu müssen. ERS-unterstützte Bestellungen benötigen also keine Lieferantenrechnungen für die Abstimmung und die Zahlungsfreigabe, sondern verwenden stattdessen Bestellungsfreigaben und Empfangsbelege.

Um Waren dem jeweiligen Ansatz zuzuordnen, sollten Unternehmen eine gründliche Analyse durchführen, welchen Kontroll- und Effizienz-Bedarf ihr jeweiliges Ausgabenprofil verlangt.

Ersteinstellender Autor

Mélani Flores, Practice Leader, Procurement & P2P Advisory EMEA bei The Hackett Group