Betriebsdatenerfassung

Zusammenfassung

Für optimale Entscheidungen über Produkte und Produktionsverfahren sind umfangreiche Informationen notwendig. Für eine exakte Steuerung der Fertigung werden in Zeiten kleiner werdender Losgrößen und individualisierter Produkte enorme Datenmengen angefordert. Nicht nur die Kostenrechnung, auch die Produktionssteuerung und die Nachkalkulation setzen Werte wie Maschinenlaufzeiten, Energieverbrauch oder Material- und Personaleinsatz für ihre Arbeit ein. Die Daten selbst stammen aus dem Produktionsprozess und werden durch die Betriebsdatenerfassung (BDE) zur Verfügung gestellt.

Inhaltlich umfassen die Betriebsdaten zunächst die Kosten und Leistungen, die bei der Fertigung anfallen. Auch Informationen über das Herstellungsverfahren werden festgehalten. Da die genutzten Verfahren und Maschinen sehr vielfältig sind, werden die Werte in unterschiedlichsten Einheiten erfasst:

· Mengeneinheiten (Stück produzierter Produkte, Liter verbrauchter Kraftstoffe etc.)

· Zeiteinheiten (Stunden geleisteter Beratung, Minuten genutzter Maschinenzeit je Stück, Tage Trocknungszeit etc.)

· Qualitäten (Ergiebigkeit des eingesetzten Lösungsmittels, Ausschuss der Produkte etc.)

Sowohl die Kosten als auch die Leistung eines Bereiches werden durch die Kostenträger verursacht. Die Betriebsdaten sind daher auf einen Verursacher bezogen. Das ist nicht immer das gefertigte Produkt, es kann sich auch um eine Kostenstelle oder einen Prozess handeln. So kann beispielsweise der Energieverbrauch für eine Maschine, nicht aber für die unterschiedlichen, darauf gefertigten Produkte feststellbar sein.

Welche Aufgaben hat die Betriebsdatenerfassung?

Die Betriebsdatenerfassung dient dazu, die anfallenden Kosten, Verbräuche und Leistungen festzuhalten und möglichst direkt den Verursachern zuzuordnen. Trotz der großen Datenmengen und der komplexen Zusammenhänge muss die Datenerfassung korrekt und aktuell sein. Die Wirtschaftlichkeit spielt eine wichtige Rolle. Nicht immer ist es sinnvoll, das technisch Machbare auch umzusetzen. So hat z. B. die exakte Zuordnung der Energieverbräuche einer Maschine zu den dort produzierten Produkten dann keinen Sinn, wenn die Produkte sehr homogen sind. Mit Durchschnitten erhält der Kostenrechner in diesem Fall ausreichend gute Ergebnisse. Die BDE erfasst keine Geldwerte, sondern Größenordnungen und Einheiten, die später in der Kostenrechnung mit Geld bewertet werden. Je nach Anwendung werden Geldgrößen gar nicht benötigt. Das ist dann der Fall, wenn der Verantwortliche auf den Verbrauch von Material Einfluss nehmen kann, nicht aber auf den Einkaufspreis.

Tab. 1: Erfasste Daten der BDE

Welche Methoden gibt es für die BDE?

Die Betriebsdaten entstehen an unterschiedlichsten Stellen. Menschen, Fahrzeuge, Maschinen oder Transportgeräte liefern die Daten, die in der BDE erfasst und weitergegeben werden. So vielfältig wie die möglichen Entstehungsorte sind auch die Methoden, mit denen die BDE arbeitet.

Aufschreibung

Neben der Zeitmessung (z. B. Einsatzzeit von Personal) kann auch das Ergebnis des Zählens (z. B. Lagerbestand), Wiegens (z. B. Zutaten in der chemischen Industrie) oder Schätzens (z. B. Bestände in einem Silo) aufgeschrieben werden. ählerstände werden abgelesen und notiert. In vielen Fällen kann diese Methode ohne großen zeitlichen und materiellen Aufwand eingeführt werden. Sie ist jedoch sehr fehleranfällig und wegen des notwendigen Transportes sehr langsam. Die Aufschreibung ist nur bis zu einer bestimmten Anzahl von Daten wirtschaftlich.

Praxis-Tipp

Lassen Sie sich nicht von der möglichen Technik beeinflussen. In manchen Fällen ist die manuelle Aufschreibung der Betriebsdaten noch immer die optimale Methode. Reicht es z. B., einmal monatlich die Tagesleistung einer Maschine zu bewerten, so reicht auch die tägliche manuelle Aufschreibung.

Mechanische Ermittlung

Der nach der manuellen Feststellung nächste Schritt in der Betriebsdatenerfassung ist die mechanische Ermittlung der Daten. Typische Beispiele sind die Zählwerke für Maschinenlaufzeiten (Betriebsstundenzähler), aber auch die Kilometerzähler in Fahrzeugen. Es gibt mechanische Waagen, mit denen auch in einem kontinuierlichen Produktionsprozess Gewichte von Zusatzstoffen oder Fertigprodukten ermittelt werden können. Mechanische Zählwerke stellen u. a. die Laufleistung eines Förderbandes fest oder registrieren, verbunden mit einer Lichtschranke, die Anzahl von Paketen. Allen mechanischen Methoden ist gemein, dass sie nur über einen Zwischenschritt Ergebnisse liefern. Die Werte müssen aufgeschrieben werden oder sie werden digital umgewandelt und verwertet. In beiden Fällen kann es zu einem Verlust an Informationen kommen, wenn z. B. Rundungen vorgenommen oder bestimmte Formeln zur Umrechnung eingesetzt werden müssen. Auch der Weg von der Erfassung zum Kostenrechner ist langwierig. Dagegen ist der Umgang mit den Messgeräten meist problemlos möglich. Die meisten Maschinen verfügen mindestens über diese mechanischen Messgeräte, sodass eine Nutzung ohne zusätzliche Kosten durchgeführt werden kann.

Praxis-Tipp

Den mechanischen Methoden wird häufig vorgeworfen, dass sie bereits bei der Messung auf Umrechnungsfaktoren und Durchschnittswerte angewiesen sind. So registrieren Waagen für bestimmte Produkte das Gewicht über gemessene Volumina und ein Durchschnittsgewicht. Dieser Nachteil wird nicht allein durch digitale Erfassungsmethoden ausgeglichen. Auch diese arbeiten häufig mit den gleichen Methoden der Messung. Lediglich die Daten werden sofort digital umgewandelt.

Digitale Erfassung

Bei der digitalen Erfassung von Betriebsdaten werden die Informationen sofort in binärer Form dargestellt. Der große Vorteil liegt in der sofortigen Verfügbarkeit der Daten, die für eine Steuerung der Maschine und des Produktionsprozesses unumgänglich ist. Für die Kostenrechnung ergibt die digitale Erfassung den Vorteil, dass auf eine manuelle Erfassung weitgehend verzichtet werden kann. In Produktionsmaschinen bieten Speicherprogrammierbare Steuerungen (SPS) einen gewissen Standard der digitalen Verarbeitung von Betriebsdaten. In vielen Unternehmen liegen zusätzliche Daten vor. So werden in den EDV-Systemen z. B. Bestände gespeichert, aus denen sich Einsatzmengen von Materialien oder produzierte Mengen fertiger Waren ermitteln ließen. So könnten aus der Differenz von Anfangs- und Endbestand eines Gutes unter Berücksichtigung der eingekauften Mengen die verbrauchten Mengen ermittelt werden. Diese Werte sind meist sehr ungenau, da Fehlerquellen wie Fehlbuchungen oder Zwischenlagerung im Produktionsbereich nicht immer berücksichtigt werden können.

Praxis-Tipp

Erfassen Sie den Verbrauch der Materialien in Ihrer Produktion immer direkt an der Maschine oder im Prozess. Nur so erreichen Sie eine hohe Qualität der Daten. Die Berechnung aus den Daten der Warenwirtschaft liefert die notwendigen Kontrolldaten, über die ein Abgleich erfolgen kann.

Vernetzung

Aufgeschriebene, mechanisch angezeigte oder digital ermittelte Daten müssen an die Stellen gebracht werden, die eine Verarbeitung durchführen. Das ist neben der Kostenrechnung hauptsächlich die Produktionssteuerung. Die Betriebsdaten für die Kostenrechnung sind meist anders strukturiert als die für die Produktionssteuerung. Inhaltlich sind sie jedoch identisch. Um die Daten kostengünstig und aktuell bewegen zu können, ist eine Vernetzung der Datensammelstellen notwendig. Den Standard stellen hierbei digitale Netzwerke. Zum Teil werden bekannte PC-Netzwerke genutzt. Hier kann sich die Kostenrechnung beteiligen und die für ihre Arbeit notwendigen Daten erhalten. Welche der Methoden für die Datenerfassung gewählt wird, hängt von vielen Kriterien ab. Das wichtigste Kriterium ist die Frage nach den vorhandenen oder wirtschaftlich anschließbaren Messeinrichtungen. Gerade im Produktionsbereich können neue Maschinen oft gegen einen geringen Aufpreis mit digitaler Messtechnik ausgestattet werden. Dies erleichtert die BDE erheblich und senkt deren Kosten. Auch die Qualität der Daten steigt.

Praxis-Tipp

Bei der Betriebsdatenerfassung in einer Fertigungsstraße oder bei hintereinander geschalteten Prozessen bestimmt das schwächste Glied in der Methodik die Qualität der Erfassung für den gesamten Ablauf. Bei der Entscheidung für eine digitale Vernetzung zwischen einem Teil der Anlagen müssen die Umrüstkosten für den übrigen Teil berücksichtigt werden.

Praxis-Beispiel

Die unterschiedlichen Auswirkungen der verschiedenen Methoden in der Kostenrechnung zeigt ein Beispiel, in dem die Energiekosten einer Maschine auf zwei unterschiedliche Produkte, die dort gefertigt werden, zu verteilen sind. Bei manueller Erfassung oder dem Ablesen von Zählwerken stehen dem Kostenrechner maximal Tageswerte zur Verfügung. Er muss also aus den pro Tag erzeugten Mengen und dem Tagesverbrauch an Energie eine Verteilung vornehmen.

Tab. 2: BDE-Daten mit manueller Erfassung Aus einer solchen Tabelle kann der Kostenrechner nur sehr ungenau eine Verteilung der Energieverbräuche auf die Produkte A und B vornehmen. Wenn ein modernes Fertigungszentrum an einem Tag wesentlich mehr unterschiedliche Produkte bearbeitet, ist eine manuelle Zuordnung nicht mehr möglich. Eine digitale und eventuell vernetzte BDE liefert die Daten in kleineren Abständen, z. B. nach jedem Stück, und ermöglicht damit die exakte Zuordnung der Energiekosten zu den Kostenträgern.

Tab. 3: BDE-Daten mit automatischer Erfassung Ein solches Protokoll vervielfacht die Datenmenge erheblich. Auswertungen für den Kostenrechner sind nur noch mit digitalen Hilfsmitteln möglich. Schnittstellen zwischen der BDE und den Programmen des Controllings ermöglichen einen optimierten Datenaustausch.

Autor/in

Dipl.-Kfm. Reinhard Bleiber ist seit vielen Jahren in der kaufmännischen Verantwortung mittelständischer Unternehmen tätig

Quelle

[1] - Haufe Controlling Office