Prozesskostenmanagement

Zusammenfassung

Für die moderne Organisationslehre ist die Ausrichtung der Unternehmen an den betrieblichen Prozessen ein bedeutendes Thema. Die klassische Kostenrechnung stößt jedoch bei der Abbildung des betrieblichen Geschehens in einem prozessorientierten Unternehmen an ihre Grenzen. Um weiterhin eine Abbildungs- und Steuerungsfunktion zu erfüllen, muss die Kostenrechnung den veränderten Strukturen und Steuerungsmechanismen Rechnung tragen. Die Analyse und Gestaltung der Kostentreiber und Kostenfunktionen der Prozesse der indirekten Bereiche lässt sich unter dem Begriff des Prozesskostenmanagements zusammenfassen. Das Prozesskostenmanagement bietet Unternehmen ein modernes, den prozessualen Strukturen gerecht werdendes Instrument, um eine Steigerung der Kostentransparenz zu erreichen und gleichzeitig Rationalisierungspotentiale zu erschließen. Im Fokus stehen die Analyse der Kostensituation sowie die Optimierung von funktionsübergreifenden Prozessen unter Kosten-, Zeit- und Qualitätsaspekten. Dadurch soll die Möglichkeit gegeben werden, den Veränderungen der exogenen Rahmenbedingungen in Form kürzerer Produktlebenszyklen, individualisierter und hoch komplexer Produkte sowie zunehmender Preiskonkurrenz und Internationalisierung zu begegnen. Als Planungs- und Steuerungssystem basiert es im Wesentlichen auf der Methodik der Prozesskostenrechnung. Durch seine breiten Einsatzmöglichkeiten stellt das Prozesskostenmanagement ein flexibles und grundlegendes Instrument des strategischen Kostenmanagements dar, dessen Potential und Ausgestaltung wesentlich zum Unternehmenserfolg beitragen.

Prozesskostenmanagement

Die Relation wertschöpfungsbezogener Aktivitäten zum kostenverursachenden Ressourcenverbrauch wird mithilfe des Kostenmanagements abgebildet. Rücken explizit die Analyse und Optimierung der Kostentreiber und Kostenfunktionen funktions- und kostenstellenübergreifender Prozesse der indirekten Leistungsbereiche eines Unternehmens in den Fokus, bezeichnet man diesen Teilbereich des Kostenmanagements als Prozesskostenmanagement. Das Prozesskostenmanagement sieht neben einer Analyse der Kostensituation auch eine weitergehende Gestaltung der hinter den Prozesskosten stehenden Strukturen vor. Nicht nur die Kosten werden in diesem Zusammenhang kalkuliert, sondern die gesamte Kostenstruktur soll durch eine ergebnisorientierte Unternehmensplanung und -steuerung gestaltet werden. Als erfolgsentscheidend gilt es, Kostensenkungs- und Leistungsverbesserungspotenziale zu einem möglichst frühen Zeitpunkt zu erkennen und auszuschöpfen. Die traditionelle Kostenrechnung kann diesem Anspruch nicht gerecht werden, orientiert sie sich doch anstelle einer wettbewerbsfähigen, prozessorientierten Ablauforganisation an einer hierarchielastigen, funktionalen Aufbauorganisation. Um den veränderten Strukturen und Steuerungs-mechanismen Rechnung tragen zu können, greift das Prozesskostenmanagement auf die Methodik der Prozesskostenrechnung zurück, welche in diesem Kontext die Abbildungs- und Steuerungsfunktion erfüllt.

Ansätze zur Gestaltung der Prozesskosten

Mögliche Ansätze zur Gestaltung der Prozesskosten sind auf die Prozessstruktur, das Prozessvolumen und die Prozesseffizienz zurückzuführen. In Abbildung 2 sind die Ansatzpunkte noch einmal grafisch veranschaulicht.

Abbildung 2: Ansatzpunkte des Prozesskostenmanagements

Prozessstruktur: Eine positive Entwicklung des Prozesskostenverlaufs und der absoluten Prozesskostenhöhe kann infolge einer Veränderung der Prozessstruktur, d.h. der prozessualen Zusammensetzung sowie der einbezogenen Prozessarten, erzielt werden. Die Umsetzung ist entweder im Rahmen eines Business Process Reengineering, bei dem die gesamten Unternehmensprozesse überdacht, oder im Sinne einer kontinuierlichen Geschäftsprozessoptimierung, bei welcher nur einzelne Prozesse auf ihre Effizienz hin überprüft werden, denkbar. Zielsetzung sind hierbei neben der Eliminierung nicht wertschöpfender Tätigkeiten bzw. Teilprozesse eine Komplexitätsreduzierung und eine Steigerung der Prozesstransparenz.

Prozessvolumen: Eine langfristige Abnahme der Prozesskosten ist durch eine Beeinflussung des Prozessvolumens erreichbar (z.B. durch die Reduktion der Kostentreiber).

Prozesseffizienz: Alle Maßnahmen, die der Optimierung der Prozesseffizienz dienen, stellen auf das Verhalten der Prozesskosten in Abhängigkeit vom Kostentreiber ab. Danach wird eine Senkung der Prozessstückkosten, definiert als die Kosten je Prozessdurchführung, durch einen verminderten Ressourcen¬verbrauch pro Prozessdurchführung (bzw. je Kostentreiber) erreicht.

Insgesamt intendiert das Prozesskostenmanagement in Verbindung mit der Prozess-kostenrechnung die Bereitstellung relevanter Kosteninformationen, um in Bezug auf die Prozessabläufe und -strukturen fundierte Entscheidungen sowie Verbesserungen der Planung, Steuerung und Kontrolle der Gemeinkosten zu ermöglichen. Damit einher geht eine erhöhte (Kosten-)Transparenz der Gemeinkostenbereiche bezüglich der Ressourceninanspruchnahme sowie der bestehenden Aktivitäten. Gleichzeitig stellt das Prozesskostenmanagement auch die Wirtschaftlichkeit der Prozesse sicher, indem es die Kostenschwerpunkte identifiziert und darauf aufbauend Prozessoptimierungsmaßnahmen im Sinne von Rationalisierungs- und Restrukturierungseingriffen implementiert. Im Vergleich zur traditionellen Kostenrechnung erlauben die Prozesskostenrechnung oder das Activity Based Costing (die nicht gleichzusetzen sind) zudem eine verursachungsgerechtete Verrechnung der Gemeinkosten und tragen auf diese Weise dazu bei, strategische Fehlentscheidungen infolge eines Einsatzes pauschaler Gemeinkostenzuschläge zu verhindern. Darüber hinaus schafft das Prozesskostenmanagement die Grundlage für die Ermittlung von Prozesskennzahlen, um hierauf aufbauend Benchmarkingaktivitäten bzw. interne ebenso wie externe Betriebsvergleiche durchführen zu können. Mögliche Funktionen des Prozesskostenmanagements sind in Abbildung 3 dargestellt.

Abbildung 3: Prozesskostenmanagement als übergreifender Steuerungsansatz

In diesem Kontext lassen sich u.a. die folgenden Einsatzfelder identifizieren:

Prozessorientierte Budgetierung

Prozessorientiertes Performance Measurement

Prozessorientierte Kalkulation

Prozessorientierte Ergebnisrechnung

Benchmarking

Ermittlung von Kostensenkungspotentialen

Unterschiede bestehen hierbei in der Einsatzfrequenz. Während bei der Produktkalkulation und der Ergebnisrechnung der kontinuierliche Einsatz des Prozesskostenmanagements vor-herrscht, dominiert bei der Ermittlung von Kostensenkungspotentialen oder dem Benchmarking die temporäre, bei Bedarf eingesetzte Anwendung.

Quellen

• Horváth & Partner (1998), Prozeßkostenmanagement: Methodik und Anwendungs-felder, 2. Auflage, Stuttgart 1998

• Horváth, P. (2009), Controlling, 11. Auflage, München 2009

• Mayer, R. (1990), Prozeßkostenrechnung, in: Kostenrechnungspraxis, 34. Jg., (1990), H. 5, S. 307-312

• Mayer, R., Coners, A., Van der Hardt, G. (2005), Anwendungsfelder und Aufbau einer Prozesskostenrechnung, in: Horváth & Partners (Hrsg.), Prozessmanagement umsetzen, Stuttgart 2005, S. 123-140

• Remer, D. (2005), Einführen der Prozesskostenrechnung: Grundlagen, Methodik, Einführung und Anwendung der verursachungsgerechten Gemeinkostenzurechnung, 2. Auflage, Stuttgart 2005

• Stoi, R. (1999), Prozessorientiertes Kostenmanagement in der deutschen Unter-nehmenspraxis, München 1999

Ersteinstellende Autoren

Dipl.-Kffr. Judith Hülle

Prof. Dr. Klaus Möller

Kontaktadresse: Controlling@uni-goettingen.de

Homepage: [1] - www.controlling.uni-goettingen.de