Enterprise Resource Planning

Prüfsiegel gültig bis 2021

Enterprise-Resource-Planning-Systeme (kurz ERP) bedeutet übersetzt so viel wie Unternehmens-Ressourcen-Planung bzw. Geschäftsressourcenplanung. Hinter dem abstrakten Begriff steht nichts Geringeres als eine Software, welche Unternehmen dabei hilft, sowohl ihre Prozesse als auch Strukturen effizienter zu gestalten und zu optimieren. Das Besondere daran ist die Tatsache, dass alle Daten und Inhalte nicht nur zentral gespeichert werden, sondern immer und überall in Echtzeit zur Verfügung stehen. Durch die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu steuern sowie zu planen, können Unternehmen Ressourcen wie Produktion, Personal und Kapital besser überblicken und auf Veränderungen flexibler reagieren.

Welche Aufgaben hat ein ERP-System

Dank einer zentralen Verwaltung der Informationen und der Automatisierung von Arbeitsabläufen kontrolliert ERP alle Betriebsbereiche. Dieser Umstand wiederum ermöglicht ein großes Einsparpotenzial von Zeit, Energie und Kosten. Zudem werden nicht nur Abteilungen, sondern ebenfalls unterschiedliche Betriebsstätten sowie Ressourcen (dank integrierter Schnittstelle, z.B. CAD) miteinander vernetzt. Gleichzeitig erfolgt eine Reduzierung einerseits von Fehler-, andererseits von Gefahrenquellen auf ein Minimum.

Welche Funktionen hat ein ERP-System

Der Funktionsumfang ist unterschiedlich, je nachdem, für welche Variante sich Firmen entscheiden. In der Regel haben diese die Wahl zwischen folgenden Modellen:

• On-Premise

• Cloud-ERP

• Komplettlösungen

• Individuallösungen

• Branchenlösungen

Viele Hersteller bieten ihren Kunden die Möglichkeit, Komponenten ihren Bedürfnissen individuell anzupassen und zusammenzustellen.

1. Materialwirtschaft

2. Produktion

3. Personalwesen

4. Finanz- und Rechnungswesen (Buchhaltung)

5. Controlling

6. Marketing + CRM

7. Vertrieb

8. Beschaffung

9. Forschung + Entwicklung

10. Warenwirtschaft

11. Dokumentenmanagement

12. Stammdatenverwaltung

Ein ERP-System fungiert demnach als Grundlage für alle strategischen und operativen Entscheidungen innerhalb eines Unternehmens. Der Funktionsumfang richtet sich unter anderem auch nach der Firmengröße. So haben kleine und mittelständische Betriebe andere Anforderungen an ein ERP-System als es bei einem Großkonzern der Fall ist. Relevant für die Entscheidung ist zudem das Budget. Das Implementierungsverfahren sowie die langfristige Nutzung sind kostenaufwendig.

Die Implementierung einer ERP-Software

Bevor Firmen mit der Einführung Ihres neuen ERP-Programms beginnen können, müssen die Anforderungen abgesteckt werden. Dabei spielen diverse Faktoren eine entscheidende Rolle:

• Finanzierung

• Anforderungen

• Ziele

• Technologien

• Funktionsumfang

Die Vorbereitung für die Implementierung beginnt mittels eines Lastenheftes. Darin formulieren Unternehmen zunächst sowohl den IST- als auch den Soll-Zustand und stellen diese einander gegenüber. Dadurch wird ersichtlich, was das Unternehmen für eine Optimierung der Arbeitsabläufe benötigt. Weiterhin finden Informationen über die Firma, deren technische Infrastruktur sowie der voraussichtliche Zeitplan im Lastenheft ihren Platz. Diese Details ermöglichen es dem Hersteller, ein individuell auf die Bedürfnisse des Kunden ausgerichtetes ERP-System zu entwickeln.

Anhand dessen stellt der gewünschte Hersteller gemeinsam mit dem Unternehmen mittels eines Pflichtenheftes die Rahmenbedingungen fest. Im Laufe dieses Vorgehens werden unter anderem die technische Umsetzung geprüft und Prozesse eindeutig definiert. Anschließend erfolgt die Testphase des vorläufigen Programms. Zu diesem Zeitpunkt besteht jederzeit die Möglichkeit, fehlerhafte Komponenten den Wünschen der Firma anzupassen und festgestellte Probleme zu beheben. Innerhalb dieses Zeitraums wird damit begonnen, die vorhandenen Daten des Betriebs in das System zu importieren. Bevor ein Unternehmen jedoch die neue Software in Betrieb nehmen kann, wird eine Mitarbeiterschulung durch den Hersteller vorgenommen.

Open-Source-ERP-Systeme

Prinzipiell ist es für Unternehmen durchaus möglich, eine freie ERP-Lösung zu nutzen. Diese stehen oftmals kostenlos zur Verfügung, was die Ausgaben für Firmen senkt. Diese Modelle dürften besonders für kleine Betriebe oder Startups interessant sein, da sie ein hohes Maß an Unabhängigkeit besitzen und individuell zusammengestellt werden können. Problematisch wird es allerdings bei den Themen Wartung und Haftung. Bezüglich dieser Punkte ist es immer wichtig, einen direkten Ansprechpartner in Form eines Herstellers zu besitzen. Hinzu kommt die Tatsache, dass nicht immer das notwendige Know-how zur Verfügung steht. Wer sich für eine Open-Source-Lösung entscheidet, muss stets bedenken, dass Wartung und Anpassungen selbst übernommen werden müssen.

Eine große Breite an Anbietern

Der Markt ist groß und dementsprechend viele Hersteller gibt es. Zu den gängigsten zählen unter anderem:

• ABRA Software

• Actindo AG

• Comarch AG

• DATEV

• EPICOR Software Corporation

• erpnext

• Infor

• lexbizz (aus dem Hause Lexware)

• Microsoft

• omeco GmbH

• Oracle

• proALPHA Software GmbH

• SAGE

• SAP

• SYSPRO

Bei einem Vergleich sollten immer die eigenen Anforderungen im Fokus stehen, welche die Software bedienen bzw. abdecken soll. Ratsam ist es, einerseits die Möglichkeit einer kostenlosen Testversion zu nutzen und andererseits die Hersteller selbst zurate zu ziehen. Diese wissen am besten, welches System sich für ihre Kunden eignet und können dementsprechend beraten.

Arten von ERP-Systemen

Es gibt verschiedene Modelle einer ERP-Lösung. Zunächst erfolgt eine Differenzierung zwischen Standard-, Branchen- und Individualsoftware. Diese lassen sich in der Regel durch den Funktionsumfang voneinander unterscheiden.

1. Bei einer Standardsoftware handelt es sich meist um eine Komplettlösung. Sie umfasst die relevanten Komponenten, die für einen reibungslosen Ablauf bestimmter Anwendungsbereiche innerhalb eines Unternehmens benötigt werden. In der Regel bieten Hersteller jedoch auch die Möglichkeit, die Lösung individuell zu konfigurieren.

2. Eine Branchensoftware wird hingegen auf einen speziellen Wirtschaftszweig und dessen Anforderungen hin optimiert. Mit ihr werden branchenabhängige Besonderheiten umfassend abgedeckt.

3. Die Individualsoftware beinhaltet alle Komponenten, die der Auftraggeber benötigt. Sie wird explizit für ein einziges Unternehmen entwickelt und kann in der Regel nicht von anderen genutzt werden.

Jedes der genannten ERP-Systeme kann weiterhin unterteilt werden in On-Premise- und Cloud-Lösungen.

• Cloud-ERP: Dieses Modell ermöglicht es Unternehmen, flexibler zu agieren und auf Marktveränderungen zu reagieren. Ein weltweiter Zugriff ist gewährleistet, sofern der Nutzer über eine stabile Internetverbindung verfügt. Alle relevanten Daten, Dokumente und Inhalte werden digital in der Cloud gespeichert. Hinzu kommt die Tatsache, dass die Funktionen oftmals bei Bedarf hinzugebucht oder deaktiviert werden können. Kosten für Hardware und Wartung entfallen.

• On-Premise-ERP: Im Gegensatz zu einer Cloud-ERP wird das On-Premise-Modell lokal auf dem System installiert. Dadurch benötigen Unternehmen eine entsprechende Hardware sowie zukünftig ausgebildete Fachkräfte, welche Wartung und Reparaturen übernehmen. Der Vorteil einer Lizenz-Lösung liegt darin, dass wichtige Inhalte nicht ausgelagert werden, sondern stets vor Ort zur Verfügung stehen – gerade im Hinblick auf den Datenschutz kann diese Tatsache die Kaufentscheidung maßgeblich beeinflussen.

Mittlerweile gibt es auf dem Markt zudem sogenannte Hybrid-ERP-Systeme, welche On-Premise und Cloud miteinander vereinen. Die Nutzung der Software findet zumeist lokal statt, jedoch ist stets die Möglichkeit gegeben, eine Speicherung in der Cloud vorzunehmen.

Ersteinstellender Autor

Alina Klug

Outreach Manager | Betriebswirtschaftslehre B.A.