Controlling

Prüfsiegel gültig bis 2022

IGC-DEFINITION

Controlling / Controlling
Controlling passiert, wenn Manager und Controller zusammenarbeiten.

Controlling ist der gesamte Prozeß der Zielfestlegung, der Planung und der Steuerung im finanz- und im leistungswirtschaftlichen Bereich.

Controlling umfaßt Tätigkeiten wie Entscheiden, Definieren, Festlegen, Steuern, Regeln. Demzufolge müssen Führungskräfte Controlling betreiben, da sie über die zu erreichenden Ziele sowie die Zielhöhe entscheiden und den Plan im Inhalt festlegen. Sie sind für das erreichte Resultat verantwortlich. Controlling als Führungsarbeit ist somit in jedem Unternehmen, auch im kleinsten, zu betreiben. Controlling ist auch nicht an eine Controllerperson gebunden.

Controllinggerechte Führung ist ziel- und planungsorientiert, antizipativ, adaptiv und dezentral. Controllerdienste sind nur in jenen Unternehmen sinnvoll installierbar, die über controllinggerechte Führung verfügen.

Operatives Controlling ist die Tätigkeit der Führungskräfte, die Zielbildung, Planung und Steuerung im mittelfristigen und im einjährigen Zeithorizont umfaßt. Zielgrößen sind Liquidität, Gewinn und Stabilität. Strategisches Controlling ist die Tätigkeit der Führungskräfte, die das Entwerfen, Prüfen, Durchsetzen und Überwachen von Strategien beinhaltet. Der Zeithorizont ist unbeschränkt, und ergibt sich durch die mit den Strategien abzudeckenden Zeiträume. Zielgrößen sind bestehende und zukünftige Erfolgspotentiale, Marktanteile sowie (Free)Cash Flow.

aus: IGC-Controller-Wörterbuch, International Group of Controlling (Hrsg.)

Zusammenfassung

Um sein Unternehmen erfolgreich durch die schnelllebigen globalen Märkte der westlichen Industrienationen zu steuern, benötigt der Unternehmer umfangreiche Informationen und Systeme, die frühzeitig auf mögliche Risiken und Chancen aufmerksam machen. Das traditionelle Rechnungswesen mit der Finanzbuchhaltung für die Vorgänge, die externe Auswirkungen haben, und der Betriebsbuchhaltung für die internen Vorgänge wird ergänzt um einen Aufgabenbereich, der die gesammelten Informationen weiter verarbeitet und auswertet: das Controlling.

Auf welcher Grundlage funktioniert das Controlling?

Das Controlling ist auf die Daten aus der Buchführung und der Kostenrechnung angewiesen. Sie bilden die Grundlage für die Arbeit des Controllers. Dieser fügt typische Controllinginformationen hinzu und verarbeitet die Daten zu mehr oder weniger regelmäßigen Auswertungen, die einen globalen Überblick über die Situation des Unternehmens, seiner Bereiche und Produkte ermöglichen. Beispiele für solche Berichte sind:

• Einmalige Berichte: Wirtschaftlichkeitsberechnungen für Investitionen, Make-or-Buy-Entscheidungen etc.

• Wiederkehrende Berichte: ABC-Analysen für Artikel und Kunden, Gemeinkostenwertanalysen etc.

• Regelmäßige Berichte: Budgetüberwachung, Kundenerfolgsrechnung, Balanced Scorecard etc.

Mit der Arbeit im Controlling werden sowohl der Unternehmer mit den notwendigen Informationen des gesamten Unternehmens als auch die übrigen Mitarbeiter mit den Daten für den jeweiligen Verantwortungsbereich versorgt. Über die Planungskomponente wird der Zukunftsaspekt berücksichtigt und eine Steuerung aller Bereiche vereinfacht.

Was sind die Ziele des Controllings?

Mit dem Einrichten des Controlling werden im Unternehmen verschiedene Ziele verfolgt, die alle das Ergebnis der betrieblichen Tätigkeit verbessern sollen. Zum einen soll durch die Verbesserung der Informationen die Entscheidungsfindung auf allen Ebenen gesichert werden. Die Unternehmensleitung will z. B. entscheiden, in welchem Werk das neue Produkt gefertigt wird. Dazu versorgt das Controlling die verantwortlichen Personen mit Daten über Produktivität, Lohnkosten, Kapazitäten usw. Auch auf der Ebene der Sachbearbeiter werden täglich Entscheidungen getroffen, die in der Gesamtbetrachtung ebenso wichtig sind. Hier muss eine ebenso gründliche Vorbereitung das Entscheidungsverhalten der Mitarbeiter positiv beeinflussen. So kann z. B. die Zeit, die der Verkäufer mit einem Kunden telefoniert, abhängig gemacht werden von der Wichtigkeit des Kunden für das Unternehmen. Das Controlling hat dazu eine ABC-Analyse erstellt und aktualisiert die entsprechenden Kennzahlen monatlich. Neben dem Ziel, die Informationslage und damit die Entscheidungen zu verbessern, soll das Controlling auch Analysen der Daten vornehmen. Die ermittelten Daten beschreiben eine Situation, die mehr oder weniger stark vom gewünschten Ziel abweicht. Der Controller deckt diese Abweichungen auf und gibt bereits erste Erklärungen. Dazu werden rechnerische Abweichungen, die sich auf Preise oder Mengen beziehen und die nicht in der betreffenden Stelle zu verantworten sind, herausgerechnet. Für den verbleibenden Rest wird gemeinsam eine Erklärung gesucht.

Praxis-Tipp

Damit wird klar, dass das Controlling nicht die Ursache für die schlechten Nachrichten ist, sondern lediglich deren Überbringer. Sie sollten den betroffenen Mitarbeitern klar machen, dass das Ziel nicht darin besteht, möglichst viele negative Abweichungen zu entdecken. Vielmehr soll jeder die Möglichkeit haben, möglichst schnell auf diese Entwicklungen reagieren zu können.

Nicht zuletzt sorgt das Controlling dafür, dass die Arbeit der einzelnen Stellen, an denen Leistungen erbracht werden und Kosten entstehen, für das Unternehmen optimal eingesetzt wird. Dies wird erreicht, indem das Controlling mittels einer Überwachungsfunktion die Zielvereinbarungen und Nebenbedingungen mit den übergeordneten Unternehmenszielen abstimmt. Dadurch werden die verantwortlichen Führungskräfte angehalten, Entscheidungen zu treffen oder zu akzeptieren, die u. U. für ihren Bereich nicht optimal sind. Das Controlling bildet somit die übergeordnete Instanz, die auf das Gesamtziel achtet und dessen Erreichen gewährleistet.

Welche Instrumente stehen im Rahmen des Controllings zur Verfügung?

Um die anspruchsvollen Ziele des Controllings zu erreichen, stehen den Mitarbeitern dieser Abteilung umfangreiche Instrumente zur Verfügung. Je nach den Anforderungen des Unternehmens werden diese unterschiedlich eingesetzt. Als Grundlage benutzen alle Werkzeuge die Datenbasis, die in der Buchhaltung und der Kostenrechnung erfasst wurde.

Planung

Das wichtigste Instrument für eine effektive Steuerung des Unternehmens ist die Planung aller Unternehmensaktivitäten. Der Controller baut zu diesem Zweck ein Planungssystem auf, das alle Bereiche abdeckt. Beginnend mit der Absatzplanung wird aus dieser eine Produktionsplanung errechnet. Diese führt, gemeinsam mit den Handelsartikeln aus der Absatzplanung, zu einer Beschaffungsplanung. Aus der Produktionsplanung kommen auch die wichtigsten Anstöße für die Personalplanung. Alle Pläne führen gemeinsam zur Kostenplanung, die mit der aus der Absatzplanung entwickelten Erlösplanung die Planung des Betriebsergebnisses ergibt.

Aus diesen Daten ergeben sich weitere Pläne wie die Investitionsplanung und die Finanzplanung. Das Ziel ist es, für die Planperiode eine Planbilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Daraus können dann die erwarteten Kennziffern errechnet werden. Der Controller vergleicht diese mit den von der Unternehmensleitung gewünschten Werten. Werden die Werte nicht erreicht, muss der Planvorgang wiederholt werden.

Praxis-Tipp

Die Planung ist kein linearer Vorgang. Wegen der vielfältigen Abhängigkeiten der Pläne untereinander müssen Sie mit Rückkopplungen rechnen und mehrere Planungsrunden vorsehen. Das ist normal. Sollte in Ihrem Fall die Planung ohne Anpassung möglich sein, hat Ihr Unternehmen keinen Engpass. Das vereinfacht zwar die Planung, ist jedoch sehr selten und gleichzeitig ein Zeichen für Überkapazitäten.

Über die Vorgabe der gewünschten Kennziffern aus der Planbilanz und der geplanten GuV nimmt die Unternehmensleitung Einfluss auf die Unternehmensentwicklung. Gleichzeitig werden Nebenbedingungen (z. B. Mindestumsatz, Fertigung im Ausland etc.) vorgegeben, deren Einhaltung der Controller überprüft. Über die Planung und mit Hilfe des Controlling wird das Unternehmen gesteuert. Das gilt nicht nur für die oberste Managementebene. Das gleiche Vorgehen kann auch auf Bereichsebene und in den Abteilungen gewählt werden, um eine effektive Steuerung zu erreichen.

Praxis-Tipp

Bauen Sie mehrere Planungssysteme mit unterschiedlichen Planungshorizonten auf. Sie benötigen für die aktuelle Steuerung eine Planung der nächsten 12 Monate. Für die strategische Planung liegt der Planungshorizont zwischen 3 und 5 Jahren. Die Systeme unterscheiden sich auch in der Genauigkeit. Je näher der Planungshorizont ist, desto genauer muss die Vorhersage erfolgen.

Budgetierung

Die Planung ist die Voraussetzung für die Budgetierung. Diese übernimmt nach der Genehmigung der Planwerte die Verteilung auf die Kostenstellen und die regelmäßige Überwachung. Dazu werden verschiedene Schritte durchgeführt:

Tab. 1: Vorgehensweise der Budgetierung

Die Planung wird durch die Budgetierung den Verantwortungsbereichen zugeordnet. Die Budgetvereinbarungen, die neben den Kosten auch die Leistungen der einzelnen Kostenstellen umfassen, versetzen den Controller in die Lage, eine regelmäßige Überwachung der gesteckten Ziele durchzuführen. Die wichtigste Aufgabe in diesem Zusammenhang ist die Analyse der Abweichungen, die eine Erklärung für positive oder negative Entwicklungen abseits vom Plan liefern soll. Während eine Abweichung, die z. B. auf Veränderungen der Preise oder der Leistung zurückzuführen ist, vom Controller allein erklärt werden kann, müssen für weitergehende Analysen die verantwortlichen Fachleute hinzugezogen werden. Gemeinsam mit diesen werden Maßnahmen gesucht und ergriffen, die eine Zielerreichung sicherstellen.

Praxis-Tipp

Bei der Abweichungsanalyse werden Sie auch positive Abweichungen finden. Analysieren Sie auch diese, damit Sie erkennen, wie der positive Trend unterstützt und verstärkt werden kann. Auch hier müssen Sie Maßnahmen ergreifen, um die gebotenen und durch die Abweichung angezeigten Chancen zu nutzen. Wird z. B. das Umsatzziel übertroffen, müssen die Pläne in der Produktion und in der Beschaffung angepasst werden.

Balanced Scorecard

Die Balanced Scorecard ist ein System von Kennzahlen, die regelmäßig vom Controller berechnet werden. Dabei wird nicht mehr nur ein rein materielles Augenmerk auf die Unternehmenssituation gelegt. Vielmehr werden auch längerfristige Gesichtspunkte, die zunächst eine Investition bedeuten, berücksichtigt. Ein gutes Beispiel dafür ist der Ausbildungsstand der Mitarbeiter, der als eine der Kennzahlen in das System einfließen kann. Der Controller errechnet aus den Planwerten die Sollwerte für die Balanced Scorecard und ermittelt monatlich mit den Budgets die Istwerte. Die betroffenen Mitarbeiter, die für die Erreichung der Werte verantwortlich sind, werden regelmäßig über die Daten informiert und können ihre Maßnahmen entsprechend ausrichten.

Prozesskostenrechnung

Mit Hilfe der Prozesskostenrechnung kann der Controller die Kosten betrieblicher Abläufe permanent überwachen. Dazu werden die Gemeinkosten auf die einzelnen Prozesse (z. B. Auftragsbearbeitung, Bestellvorgang, Reklamationsbearbeitung) verteilt. Geschieht dies durch wiederholbare Regeln, können die Kostenentwicklungen für jeden Vorgang regelmäßig berechnet werden. Die Verantwortlichen erhalten somit die Gelegenheit, schnell und effektiv einzugreifen.

Neben den genannten Instrumenten kann der Controller noch viele weitere einsetzen. Werkzeuge wie die Wirtschaftlichkeitsberechnung, die Liquiditätsplanung oder die ABC-Analyse werden regelmäßig genutzt, um die notwendigen Informationen zu ermitteln. Dabei sind den Mitarbeitern im Controlling keine Grenzen der individuellen Gestaltung gesetzt. Vielmehr müssen die Instrumente den unternehmensspezifischen Gegebenheiten angepasst werden.

Welchen Anforderungen steht der Controller gegenüber?

Ein erfolgreicher Controller hat die unterschiedlichsten Aufgaben zu erfüllen. Dabei kommt er immer mit Menschen in Kontakt, denen er Vorgänge und Zahlen erklären muss. Auch die Übermittlung von negativen Daten und das Einfordern von Verantwortung gehört zu seinen Aufgaben. Daher sind neben den fachlichen Qualitäten auch einige menschliche Anforderungen zu erfüllen.

Menschliche Qualitäten

Zunächst muss ein Controller kommunikativ sein. Er muss Ziele, Pläne, Bedingungen und Istsituationen mit den Betroffenen diskutieren. Das darf ihm nicht schwer fallen. Um die Vorgaben der Unternehmensleitung, deren Beauftragter er ist, im Unternehmen zu verwirklichen, benötigt er außerdem ein starkes Durchsetzungsvermögen. Logisches Denken hilft bei der Lösung der im Controlling anstehenden mathematischen und logischen Probleme. Unternehmerisches Handeln wird benötigt, um die Zusammenhänge in den Kosten- und Leistungsstrukturen zu erkennen und richtig umzusetzen.

Fachliche Qualitäten

Menschliche Qualitäten machen noch keinen erfolgreichen Controller aus, wenn die fachlichen Voraussetzungen fehlen. Eine kaufmännische Ausbildung bildet die Grundlage für die tägliche Interpretation der Unternehmensdaten bezüglich ihrer Relevanz für das Unternehmensergebnis und die individuellen unternehmerischen Ziele. In Produktionsbetrieben ist technisches Verständnis daneben unverzichtbar. Ergänzt wird beides durch eine Ausbildung, in der das Controllingwissen vermittelt wird. Dort hat der Controller gelernt, wie er die einzelnen Instrumente einsetzt und welche logischen Schlüsse er aus den Ergebnissen ziehen kann. Ein Controlling ohne IT-Unterstützung ist heute unvorstellbar. Daher muss der Controller über intensive Kenntnisse der PC-Standardprogramme und der im Unternehmen genutzten Anwendungssoftware verfügen. Die Kenntnisse der modernen Kommunikationsmedien werden vorausgesetzt.

Autor/in

Dipl.-Kfm. Reinhard Bleiber ist seit vielen Jahren in der kaufmännischen Verantwortung mittelständischer Unternehmen tätig

Quellen

IGC-Controller-Wörterbuch, International Group of Controlling (Hrsg.), 4. Auflage, Schäffer-Poeschel, Stuttgart, 2010

[1] - Haufe Controlling Office