Kosten-Nutzen-Analyse

Zusammenfassung

Die Kosten-Nutzen-Analyse (KNA) wird auch als Cost-Benifit-Analyse, Cost-Gain-Analyse oder Ertrags-Kosten-Analyse bezeichnet. Sie ist eine spezielle Form der Investitions- oder Wirtschaftlichkeitsrechnung. Anders als klassische Verfahren der Wirtschaftlichkeitsrechnung, die über einen bestimmten Zeitraum geplante Ein- und Auszahlungen miteinander vergleichen, um die Vorteilhaftigkeit z. B. einer Investition oder eines Projekts zu bewerten, werden bei der Kosten-Nutzen-Analyse die möglichen positiven und negativen Auswirkungen eines geplanten Vorhabens erfasst und bewertet. Die Kosten-Nutzen-Analyse kann auch ergänzend zu den konventionellen Verfahren der Wirtschaftlichkeitsrechnung angewandt werden, um ein Investitionsvorhaben umfassend beurteilen zu können.

1 Welche Besonderheit hat die Kosten-Nutzen-Analyse?

Besondere Kennzeichen der Kosten-Nutzen-Analyse ist, dass sie in vielen Fällen Bewertungen vornehmen muss, ohne auf definierte Geldwerte oder vorhandene Marktpreise zurückgreifen zu können. Für die Beurteilung eines Vorhabens werden auf der einen Seite die anfallenden Kosten erfasst oder geschätzt. Beim Nutzen ist man regelmäßig auf Schätzungen, z. B. hinsichtlich der Höhe der Kosteneinsparungen, angewiesen. Auf Basis dieser Aussagen werden im Rahmen der Kosten-Nutzen-Analyse vorteilhafte von unvorteilhaften Vorhaben unterschieden. 2 Auf welchen Gebieten wird die Kosten-Nutzen-Analyse angewendet? (HaufeIndex: 727879) Die Kosten-Nutzen-Analyse wird häufig bei der Beurteilung von mehreren alternativen Vorhaben angewandt, bei denen es nicht oder nur mit unvertretbar hohem Aufwand möglich ist, eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf monetärer Basis durchzuführen. Oftmals lassen sich die Kosten eines solchen Vorhabens oder Projekts noch ermitteln. Es ist aber nichtimmer bekannt, welcher konkrete Nutzen dem Unternehmen entsteht, da er nicht in Geldeinheiten zu beziffern ist. Der Nutzen kann daher häufig nur geschätzt werden und unterliegt oftmals der subjektiven Meinung der verantwortlichen Personen. Daher sollte eine Kosten-Nutzen-Analyse möglichst durch mehrere Beschäftigte aus unterschiedlichen Bereichen vorgenommen werden. So lässt sich ein höheres Maß an Objektivität erreichen. Außerdem kann so möglichen Vorwürfen, etwa der Voreingenommenheit, besser begegnet werden.

Beispiele für Vorhaben, bei denen die Kosten-Nutzen-Analyse zur Anwendung kommt, sind: • Neuinstallation oder Ersatz des EDV-Systems; • Organisationsvorhaben (Um- oder Neuorganisation); • Um- oder Ausbau von Verwaltungsbereichen; • Maßnahmen zur Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter; • Einführung neuer betriebswirtschaftlicher Instrumente, z. B. der Zielkostenrechnung oder der Budgetierung; • Einführung eines neuen Provisionssystems im Vertrieb; • Einführung neuer Fertigungsverfahren.

Welche Nutzenfaktoren gibt es? Beispiele für nicht monetäre Nutzenfaktoren im Sinne der Kosten-Nutzen-Analyse können sein: • Verkürzung der Bearbeitungs- oder Durchlaufzeiten; • Verbesserung der Arbeitsabläufe; • Verbesserung der Qualifikation der Beschäftigen; • Verringerung der Beschwerdequote; • Verbesserung der Servicequalität; • Verbesserung der Motivation der Mitarbeiter; • Verbesserung der Kommunikation des Informationsflusses; • Absenkung der Fehlerquote; • Verbesserung des Unternehmensimage; • Reduktion der Mehrarbeit; • Verbesserung der Verkaufszahlen; • Verbesserung der Lieferbereitschaft; • Verbesserung der Liefertermintreue; • Verringerung der innerbetrieblichen Transportwege und -zeiten.

3 Wie funktioniert die Kosten-Nutzen-Analyse?

Die Funktionsweise der Kosten-Nutzen-Analyse lässt sich besonders gut an einem Beispiel aufzeigen: Praxis-Beispiel Die Personalabteilung in einem Unternehmen möchte ihre 8 Mitarbeiter schulen, um die Arbeitsqualität und den Dienstleistungsanspruch des Personalwesens noch besser erfüllen zu können. Um die Wirtschaftlichkeit dieser Maßnahme beurteilen zu können, wird eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt, da keine unmittelbaren monetären Vorteile zu erreichen sind bzw. beziffert werden können. Die Kosten dieser Maßnahme können verhältnismäßig einfach ermittelt werden, da die Werte größtenteils bekannt sind (z. B. Lehrgangsgebühren, Hotel- und Reisekosten) oder vergleichsweise einfach und hinreichend genau geschätzt werden können (z. B. Kosten für Ausfallzeiten, langsameres Arbeiten in der Umsetzungsphase, Umsetzungskontrolle). Die Maßnahme erstreckt sich über drei Arbeitstage.

Tab. 1: Kosten-Nutzen-Betrachtung für eine Fortbildungsmaßnahme im Personalbereich Das Beispiel (siehe Tab. 1) zeigt, dass die Kosten den - geschätzten - Nutzen im ersten Jahr deutlich übersteigen. Allerdings muss bedacht werden, dass es sich bei den Schulungskosten um Einmalaufwendungen handelt bzw. um Maßnahmen, die in größeren Abständen, meist weniger intensiv mit entsprechend verringertem Aufwand, wiederholt werden müssen. Der Nutzen hingegen erschließt sich in der Regel jedes Jahr aufs Neue, auch wenn realistischerweise unterstellt werden muss, dass sich alte Gewohnheiten wieder einschleichen und der Vorteil von Jahr zu Jahr geringer wird. Aber auch unter diesen Umständen rechnet sich die Schulungsmaßnahme für die Personalabteilung nach weniger als anderthalb Jahren.

Eine solche Kosten-Nutzen-Analyse für die Beurteilung von Fortbildungsmaßnahmen lässt sich grundsätzlich für alle betrieblichen Bereiche durchführen. Allerdings ist zu beachten, dass jeder Bereich in der Regel andere Erwartungen an den Nutzen einer solchen Maßnahme hat. Der Vertrieb bspw. dürfte auch daran interessiert sein, die Arbeitsabläufe zu verbesser. Wahrscheinlich hat aber die Möglichkeit der Verbesserung des Verkaufserfolgs oder der Reduktion der Stornoquote in diesem Bereich eine höhere Priorität.

Praxis-Tipp Ein nicht zu unterschätzender Nachteil der Kosten-Nutzen-Analyse ist, dass Sie zu ihrer Durchführung in der Regel auf Schätzwerte, insbesondere bei der Nutzenermittlung, angewiesen sind. Sie sollten daher stets versuchen, die jeweiligen Nutzenaspekte so weit wie möglich zu objektivieren. Beispielsweise lässt sich eingesparte Arbeitszeit mit den in Ihrem Betrieb üblichen Stundensätzen berechnen. Auch die Verringerung der Fehlerquote lässt sich monetär bewerten, wenn die Kosten für Ausschuss in der Produktion bekannt sind. Schwieriger dürfte es für Sie dagegen sein, die Mengenkomponenten zu schätzen, da hier meist keine bezifferbaren Erfahrungswerte vorliegen. Hier sollten Sie, wenn irgend möglich, das Know-how und die Erfahrungswerte der betroffenen Mitarbeiter nutzen und mit ihnen gemeinsam die benötigten Werte erarbeiten. Die Integration der Beschäftigten hat überdies den Vorteil, dass diese später eher bereit sind, eine Entscheidung der Geschäftsleitung mitzutragen, auch wenn sie nicht ihren eigenen Vorstellungen entspricht.