Fast Close

Prüfsiegel gültig bis 2020

Definition

Unter Fast Close (wörtlich „schneller Abschluss“) versteht man die beschleunigte Aufstellung, Prüfung und Veröffentlichung von Monats, Quartals- und Jahresabschlüssen. Die Notwendigkeit einer zeitnahen Berichterstattung ist durch unternehmensexterne als auch –interne Gründe gegeben. So wird das Vertrauen der unterschiedlichen Stakeholder in das Unternehmen durch eine frühzeitige Berichterstattung über die Vermögens-, Ertrags- und Finanzanlage positiv beeinflusst.

Die schnelle Informationsbereitstellung kann aber auch interne Entscheidungswege verkürzen und zu gesteigerter Reaktionsfähigkeit führen. Ein Fast Close steht im Spannungsfeld zwischen Schnelligkeit und Qualität. Eine wichtige Aufgabe des Unternehmens im Rahmen eines Fast Close ist daher, eine Balance zwischen diesen beiden konkurrierenden Zielsetzungen zu finden.

Gesetzliche Rahmenbedingungen des Fast Close

Die zeitliche Obergrenze für die Abschlusserstellung eines Unternehmens ist gegeben durch die gesetzlichen Rahmenbedingungen. Für Kapitalgesellschaften und Unternehmen, die dem Publizitätsgesetz unterliegen, besteht nach § 264 Abs. 1 Satz 3 HGB und § 5 Abs. 1 PublG die Frist von drei Monaten für die Aufstellung des Jahresabschlusses. Für alle anderen Unternehmen nennt das HGB keine konkrete Frist für die Aufstellung des Jahresabschlusses. Der Jahresabschluss muss jedoch innerhalb einer dem “ordnungsgemäßen Geschäftsgang“ entsprechenden Zeit aufgestellt werden (§243 Abs. 3 HGB). In der Praxis wird daraus ein Zeitraum von sechs bis neun Monaten abgeleitet. Kleine Kapitalgesellschaften haben nach § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB höchsten sechs Monate Zeit.

Gründe für eine Verkürzung der Jahresabschlusstätigkeiten

Allein aus den gesetzlichen Rahmenbedingungen kann die Notwendigkeit für einen Fast Close nicht abgeleitet werden. Jedoch werden in einer beschleunigten Abschlusserstellung eine Reihe an Vorteilen gesehen (vgl. Hüttche, 2014):

1. Strategische Wettbewerbsvorteile: Schnelleres Vorliegen entscheidungsrelevanter Informationen führt zu beschleunigter Reaktionszeit und Qualitätssteigerung der getroffenen Entscheidungen.

2. Image: Unternehmen mit zeitnaher Berichterstattung werden als gut organisiert, professionell und effizient wahrgenommen.

3. Kapitalmarktpflege: Der Kapitalmarkt erwartet zunehmend eine schnelle Berichterstattung.

4. Konkurrenzdruck: Eine frühe Berichterstattung der Konkurrenz setzt das eigene Unternehmen unter Druck, ebenfalls früh zu berichten.

5. Kostenersparnis: Straffe und strukturierte Prozesse in der Berichterstattung führen zu einer Zeitersparnis, setzen Kapazitäten frei und schaffen Möglichkeiten der Kostenreduktion.

6. Bonität: Kreditgeber sehen in einer verzögerten Berichterstattung häufig eine sich verschlechternde wirtschaftliche Situation des Kreditnehmers. Eine zeitnahe Berichterstattung kann dem entgegenwirken.

Möglichkeiten der Verkürzung der Jahresabschlusstätigkeiten

Der Prozess der Abschlusserstellung kann grundsätzlich auf drei Arten verkürzt werden (vgl. Behringer (2006)).

1. Verlagerung von Tätigkeiten vor den Bilanzstichtag In vielen Fällen ist eine Entzerrung der Abschlusserstellung möglich, indem Tätigkeiten zu früheren Zeitpunkten als dem Bilanzstichtag angesiedelt werden. Dies kann beispielsweise die Erstellung des Lageberichts sein, dessen Inhalt im Wesentlichen bereits vor dem Bilanzstichtag bekannt ist. Eine Beschleunigung der Abschlussarbeit kann auch durch eine Verlegung der Inventur auf frühere Zeitpunkte erreicht werden.

Bei der Stichtagsinventur muss die physische Bestandsaufnahme zum Bilanzstichtag durchgeführt werden. Abhilfe schaffen kann hier die Anwendung der ausgeweiteten Stichtagsinventur (Bestandsaufnahme innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag), der vorverlegten Stichtagsinventur (physische Bestandsaufnahme bis zu drei Monate vor dem Bilanzstichtag und Fortschreibung der Bestände) oder der permanenten Inventur (vgl. § 241 Abs. 2 HGB). Ohne dass sich Einbußen in Qualität und Genauigkeit ergeben, können vor dem Bilanzstichtag auch eine große Zahl von Bewertungsfragen geklärt werden. Auch für die Dotierung von Rückstellungen liegen die wesentlichen Erkenntnisse bereits vor dem Bilanzstichtag vor, sodass auch in diesem Bereich Zeitgewinne erreicht werden können.

2. Zeitliche und inhaltliche Optimierung von Jahresabschlussprozessen Die Analyse und Optimierung des Abschlusserstellungsprozesses sind Kernpunkte des Fast Close Konzepts. Insbesondere die folgenden Punkte verzögern die Abschlusserstellung in Unternehmen häufig (vgl. Hüttche, 2014). Prozessoptimierungen in der Abschlusserstellung haben deshalb häufig eine Behebung dieser Schwachstellen zum Ziel:

- Nicht-Routinevorgänge im Geschäftsjahr (z.B. Migration von unterschiedlichen IT-Systemen).

- Unterschiedliche Rechnungslegungsstandards im Konzernkreis.

- Unvollständige IT-Systeme und das Erfordernis händischer Überleitungen.

- Unspezifizierte Vorgaben, die häufig zu Abstimmungsproblemen führen.

- Vielzahl an eliminierungspflichtigen, konzerninternen Beziehungen.

3. Vereinfachung von Bilanzierungs- und Bewertungsansätzen Insbesondere bei Vermögensgegenständen des Umlaufvermögens bestehen Vereinfachungsmöglichkeiten für eine Beschleunigung des Jahresabschlusses. Beispiele hierfür wären die Anwendung der Gruppenbewertung (§ 240 Abs. 4 HGB), der Festbewertung (§ 240 Abs. 3 HGB) sowie von Verbrauchsfolgeverfahren wie z.B. Fifo- und Lifo-Methode.

Beurteilung des Fast Close

Unternehmen können sich einer beschleunigten Berichterstattung nicht entziehen. Ein Fast Close findet im Spannungsfeld zwischen Qualität und Geschwindigkeit statt. Die Qualität der Informationen muss den internen Steuerungserfordernissen entsprechen und gleichzeitig den hohen externen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens. Deshalb darf ein Fast Close nicht nur auf einer Verkürzung des Abschlussprozesses ausgerichtet sein, sondern muss gleichzeitig die Effizienz und Qualität der Datenbereitstellung optimieren.

Literatur

Behringer, S., Fast Close – Möglichkeiten und Grenzen der Beschleunigung der Jahresabschlussarbeiten, in: Bilanzierung Buchführung Kostenrechnung, Heft 10 2006 , S. 529 - 538.

Hüttche, T., Zehn Jahre Fast Close: Bestandsaufnahme und Ausblick, in: Finanz- und Rechnungswesen: Jahrbuch, 2014, S. 55 - 74.

Schulte, O., Fast-Close-Abschlüsse und Schadenrückstellungen nach HGB, IAS/IFRS und US-GAAP, 2006.

Ersteinstellende Autoren

Prof. Dr. Gunther Friedl & Friedrich Walcher, Technische Universität München, TUM School of Management, Lehrstuhl für Controlling