Kostenartenrechnung

Prüfsiegel gültig bis 21.02.2022

Zusammenfassung

In der Kostenrechnung werden große Mengen an Daten verarbeitet. Grundlage aller Berechnungen dort sind die Kosten, die im Unternehmen an den unterschiedlichsten Stellen entstanden sind. Diese Werte erreichen den Kostenrechner daher auch aus vielen verschiedenen Quellen. Damit diese Daten abgestimmt werden können und deren Vollständigkeit und Korrektheit überwacht werden kann, ist ein Verfahren notwendig, das die Werte übernimmt, prüft und für die Kostenrechnung aufbereitet. Das ist die Kostenartenrechnung.

Woher kommen die Kostenwerte?

Die Kostenwerte, die vom Kostenrechner verarbeitet werden, stammen vorwiegend aus der Buchhaltung. Sie werden dort auf Konten gesammelt, deren Struktur von rechtlichen Vorschriften und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung bestimmt ist. Der Übergang in die Kostenrechnung erfolgt über die Kostenartenrechnung (s. Abb. 1).

Abb. 1: Schema der Kostenzuordnung

Die Kosten auf den Konten der Finanzbuchhaltung werden den einzelnen Kostenarten zugeordnet. Nicht alle Konten werden dabei berücksichtigt. Die Aufwendungen, die nicht mit der betrieblichen Aufgabe in direktem Zusammenhang stehen, die neutralen Aufwendungen, werden nicht in der Kostenrechnung berücksichtigt. Die Kostenartenrechnung ergänzt die übernommenen Werte um kalkulatorische Kostenarten, die in der Finanzbuchhaltung nicht vorhanden sind.

Praxis-Tipp

Der Übergang der Kosten aus der Finanzbuchhaltung in die Kostenrechnung muss möglichst problemlos erfolgen. Die Einrichtung der Konten sollte sich daher wenn möglich an den Kostenarten Ihrer Kostenrechnung orientieren. Arbeiten Sie daher eng mit der Finanzbuchhaltung zusammen, um Ihren Kontroll- und Abstimmungsaufwand zu minimieren.

Welche Aufgaben hat die Kostenartenrechnung?

Die Kostenartenrechnung erfasst alle für die Kostenrechnung relevanten Kosten, gliedert sie nach Kostenarten und stellt sie für die weitere Verarbeitung dem Kostenrechner zur Verfügung. Dabei stellt sie sicher, dass die Kosten vollständig und korrekt erfasst sind. Die Zuordnung der Werte zu den Kostenarten erfolgt eindeutig und überschneidungsfrei. Gleichzeitig versieht die Kostenartenrechnung die Werte mit mindestens einem zusätzlichen Kriterium wie Kostenstelle, Kostenträger oder Projektnummer.

Grundsätzlich erfasst die Kostenartenrechnung alle Kosten sowohl mit einer Mengenkomponenten, als auch mit dem Wert. Damit ergibt sich für jede Kostenbuchung die Notwendigkeit, sowohl Mengen als auch Preise zu buchen. Nur so ist in der späteren Kombination mit der Planungsrechnung eine Abweichungsanalyse möglich. Um diese Aufgabe erfüllen zu können, arbeitet die Kostenartenrechnung intensiv mit den übrigen Bereichen des Unternehmens (Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Fertigung etc.) zusammen.

Damit ermöglicht die Kostenartenrechnung

· eine eindeutige, aktuelle und möglichst kostengünstige Erfassung der Kosten eines Unternehmens;

· wichtige Erkenntnisse über die Zusammensetzung der Gesamtkosten des Unternehmens und der Kostenstellen;

· die Feststellung der wichtigsten Einflussgrößen auf den Erfolg des Unternehmens;

· die schnelle und einfache Berechnung und Verfügbarkeit von Auswertungen und Kennzahlen (Kostenart/Mitarbeiter, Anteil der Kostenart am Umsatz etc.).

Wie gliedern sich die Kostenarten?

Die Kosten können nach verschiedenen Gesichtspunkten in unterschiedliche Arten gegliedert werden. Innerhalb der gewählten Artenklasse muss die Zuordnung der Kosten eindeutig sein. So ist z. B. der Verbrauch von Material immer zu den Materialkosten zu zählen, wenn die Artenklasse aufgrund der Faktoren gebildet wird. Die zu einer Kostenart gehörenden Kosten in einer der Klassenarten können in einer anderen Klassenart durchaus auf verschiedene Kostenarten verteilt werden. So können Lohnkosten sowohl Einzel- als auch Gemeinkosten sein.

Gliederungskriterien

Die folgenden Gliederungskriterien werden verwendet:

· Nach der Art der verbrauchten Produktionsfaktoren unterscheiden sich z. B. Materialkosten, Personalkosten, Energiekosten usw. Der verbrauchte Faktor findet sich meist im Namen der Kostenart wieder. Diese Einteilung der Kosten in Arten ist die, die in der Regel unter der Kostenartenrechnung verstanden wird.

· Wenn die Zurechenbarkeit zum Produkt als Gliederungskriterium verwendet wird, unterscheiden sich Einzel- und Gemeinkosten.

· Die Herkunft ist für die Unterteilung in primäre und sekundäre Kosten ausschlaggebend. Primäre Kostenarten entstehen durch einen Leistungsbezug von außen (Material, Personal etc.), sekundäre durch interne Leistungen (z. B. Umlagen der Kostenstellenrechnung).

· Der Kostenbereich bildet Kostenarten wie Vertriebskosten, Beschaffungskosten oder Logistikkosten.

· Fixe und variable Kosten werden anhand der Abhängigkeit von Beschäftigungsänderungen eingeteilt. Dabei verhalten sich die fixen Kosten so, dass eine Veränderung in der Beschäftigung keine Veränderung in den Kosten verursacht. Variable Kosten schwanken mit der Menge der erzeugten Leistungen. Weitere interessante Kostenarten können sprungfixe oder periodenfixe Kosten sein.

Weitere Kostenartenklassen sind denkbar. Bei deren Bildung muss immer auch auf die Relevanz der Zuordnung geachtet werden, da eine entsprechende Erfassung auch Kosten verursacht.

Praxis-Tipp

Achten Sie darauf, die Kontenarten in der Artenklasse so einzuteilen, dass alle auftretenden Kosten eindeutig einer der Arten zugeordnet werden können. Verzichten Sie möglichst auf eine "sonstige Kostenart".

Welche Ergebnisse liefert die Kostenartenrechnung?

Das wichtigste Ergebnis der Kostenartenrechnung ist die korrekte Zuordnung der Kosten innerhalb der Artenklassen zu den richtigen Kostenarten. Da gleichzeitig diese Kostenarten für die Kostenstellen, Kostenträger, Projekte, Aufträge oder Prozesse ermittelt werden, können weitreichende Aussagen getroffen werden.

Es ist z. B. möglich, den Anteil der Fixkosten in den einzelnen Kostenstellen zu ermitteln und damit Entscheidungen zur Beschäftigung dieser Stellen zu begründen. Kostentreiber werden sowohl in den Produkten als auch in den Stellen und Prozessen erkannt. Der Anteil der Personalkosten im Prozess der Auftragsabwicklung kann ebenso interessant sein wie der der Energiekosten in den Kosten eines Produkts.

Grundlage für die Budgetierung

Die Budgetierung baut in starkem Maße auf die Kostenartenrechnung auf. Die Vereinbarungen mit den Kostenstellenverantwortlichen umfasst neben den geplanten Leistungen vor allem die Kostenplanung. Diese wird in der Regel auf die Kostenartenrechnung aufgebaut. Dabei werden die Kostenarten nach den verbrauchten Faktoren gegliedert. Die Handhabung der Kostenplanung wird einfacher, wenn der große Kostenblock in kleinere Werte mit einem bestimmten Bezug unterteilt wird. Damit wird klar, dass die Kostenartenrechnung neben der Istkostenrechnung auch eine Plankostenrechnung sein kann.

Praxis-Tipp

Budgetieren Sie die einzelnen Kostenarten einer Kostenstelle separat. Dadurch können Kostensteigerungen in einer Kostenart nicht durch unplanmäßige Senkungen in einer anderen aufgefangen werden. Sie bekommen ein besseres Bild der Entwicklung.

Auch die Kalkulation ist auf die Kostenarten angewiesen. Fertigungskosten und Materialkosten werden in einer typischen Kalkulation ebenso getrennt bewertet wie Vertriebskosten und Verwaltungskosten. Die Zuordnung zu Einzel- und Gemeinkosten wird in der Kalkulation ebenfalls genutzt.

Welche sind die wichtigsten Kostenarten?

Die hauptsächlich in der Kostenartenrechnung verwendete Gliederung ist die nach den verbrauchten Faktoren. Hier finden sich wichtige Kostenarten wie die Material- und die Personalkosten. In vielen Unternehmen spielen auch die Energiekosten eine wichtige Rolle. Immer bedeutender werden die Kosten für die Kommunikation. Hier einige Beispiele.

Personalkosten

Die Personalkosten umfassen alle Aufwendungen, die für den Produktionsfaktor Arbeit gemacht wurden. Dazu gehören neben den Löhnen und Gehältern auch die Nebenkosten wie der Anteil des Arbeitgebers an den Sozialabgaben, Urlaubsgeld, Lohnfortzahlung oder die Aufwendungen für die Vermögenswirksamen Leistungen. Auch die Zahlung von Abfindungen oder die Aufwendungen für Dienstfahrzeuge, die den Mitarbeitern zur privaten Nutzung überlassen wurden, sind unter dieser Kostenart zu buchen.

Wichtig ist hier die korrekte Unterteilung in fixe und variable Kosten und in Einzel- bzw. Gemeinkosten. In vielen Fällen wird übersehen, dass auch die Kosten der Personalverwaltung zu den Personalkosten gehören, da diese vom Faktor Arbeit verursacht werden. Grundsätzlich gehören auch die Aus- und Weiterbildungskosten dazu, obwohl meist ein separater Ausweis erfolgt.

Materialkosten

Die Materialkosten umfassen in der Praxis meist nur das Fertigungsmaterial. Hilfs- und Betriebsstoffe werden separat ausgewiesen. Für die korrekte Darstellung müssen zu den Materialkosten auch deren Beschaffungskosten bspw. für Transport, Verpackung oder Transportversicherung gebucht werden. Einfuhrzölle verteuern das eingesetzte Material ebenso. Grundsätzlich sind die Materialkosten um die Kosten der Bestellung (also die im Einkauf anfallenden Kosten) zu erhöhen.

Materialkosten haben eine Sonderstellung. Das gelieferte Material wird in den seltensten Fällen sofort verbraucht, es wird vielmehr eingelagert. Dort werden die Ergebnisse der Kostenrechnung benötigt, um die Anschaffungskosten für die Bewertung der Bestände zu ermitteln. Materialkosten entstehen erst dann, wenn nach dem Lagerabgang ein Verbrauch stattfindet. Grundlage für die Kostenartenrechnung ist hier der Materialentnahmeschein mit den Bewertungen des verbrauchten Materials.

Energiekosten

Energiekosten können in Produktionsunternehmen eine wichtige Rolle spielen. Wenn Fertigungsprozesse oder Fertigungsanlagen große Mengen an Energie verbrauchen, muss auch die Kostenartenrechnung darauf reagieren. Eine Unterteilung in die einzelnen Energiearten (Strom, Gas, Kohle, Wasserkraft, Solarenergie etc.) kann wichtig sein für Entscheidungen über die zukünftige Energiepolitik des Unternehmens. Eine weitere Aufgabe ist die möglichst umfangreiche Zuordnung der Energiekosten zu den Produkten, um aus Gemeinkosten Einzelkosten zu machen und damit eine bessere Verrechnung zu erlauben.

Kommunikation

Die Kommunikationskosten zeigen derzeit einen Wechsel zwischen den Kostenarten für den Informationsaustausch. Die digitalen Medien über das Internet erlauben den Ersatz von Telefonkosten und Porto durch Internetkosten. Ein Teil der umfangreichen EDV-Kosten kann und muss den Kommunikationskosten zugeordnet werden. Die technische Entwicklung wird in wenigen Jahren die Telefonkosten ganz in den IT-Kosten untergehen lassen, wenn die Telefonie nur noch die digitalen Strukturen der IT nutzt. Die Kostenartenrechnung kann dies nicht nur aufzeigen, sondern kann auch unterstützend in die Planung dieser Vorgänge eingebunden werden.

Autor/in

Dipl.-Kfm. Reinhard Bleiber ist seit vielen Jahren in der kaufmännischen Verantwortung mittelständischer Unternehmen tätig

Quelle

[1] - Haufe Controlling Office